Historia oddelegowywania obowiązków na zewnątrz przedsiębiorstwa ma już prawie 100 lat. Pierwotnie oddelegowywanie było strategią zaopatrzenia przedsiębiorstw produkcyjnych. Rezygnacja z wytwarzania wszystkich podzespołów, na rzecz zakupu ich od innych producentów, umożliwiała cięcie kosztów, skrócenia czasu produkcji, a także przede wszystkim wyeliminowanie błędów – bowiem, korzystało się z gotowych produktów od dostawców, będących specjalistami w swej dziedzinie. Tak działano m.in. w branży motoryzacyjnej, i już w latach ’20 XX wieku w ten sposób zaczęła funkcjonować fabryka samochodów Henry’ego Forda.

Obecnie oddelegowywanie rozumiane jest jako nowoczesna strategia zarządzania, w której możemy wyodrębnić następujące modele:

Outsourcing – czyli przekazywanie podmiotom zewnętrznym poszczególnych funkcji przedsiębiorstwa. Najczęściej outsourcowane są usługi z zakresu: księgowości, HR, informatyki i logistyki. Pozawala to firmom obniżyć koszty operacyjne i skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności.

Offshoring – czyli przenoszenie wybranych procesów za granicę. Głównym celem takich działań jest obniżenie kosztów, zwłaszcza kosztów pracy. Możemy to zaobserwować zwłaszcza w branży odzieżowej, gdzie szycie ubrań zlecane jest fabrykom, w państwach, w których koszt robocizny jest niższy.

Shared Service Center – czyli tzw. centrum usług wspólnych. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw świadczących usługi w wielu krajach. Wówczas takie przedsiębiorstwa wyodrębniają jednostki, które zajmują się danymi usługami dla wszystkich oddziałów na świecie, np. centrum usług księgowych czy informatycznych.

Modele współpracy są różne – łączy je jeden cel: wzrost wydajności przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. I choć korzystanie z usług innych firm, nikogo już nie dziwi, są jeszcze branże, w których oddelegowywanie dopiero się rozwija i nadal wzbudza niepewność wśród przedsiębiorców. Taką dziedziną jest właśnie zarządzanie biurem i zdalne wykonywanie obowiązków administracyjno – organizacyjnych.

Spójrzmy, jak zmieniła się rola asystentki biura – sekretarki, na przełomie ostatnich lat. Jeszcze do niedawna stanowisko to, uznawane było za najniższe rangą. Obecnie, postępująca profesjonalizacja zawodu i to, czyją pracę asystentka ma wspomagać, podnosi prestiż stanowiska i powoduje, wzrost wynagrodzeń i świadczeń pozapłacowych. Obowiązki asystentki sekretariatu firmy są inne niż, asystentki współpracującej bezpośrednio z kadrą zarządzającą lub asystentki personalnej dedykowanej dyrektorom i prezesom. Wyodrębnienie rożnych ról asystentek wpłynęło na zdecydowany wzrost znaczenia tego stanowiska w strukturach organizacyjnych firmy. Idąc dalej, coraz bardziej na popularności zyskuje model współpracy, oparty o zdalne wykonywanie obowiązków. Pozwala na to wszechobecna digitalizacja – możliwość komunikacji z dowolnego miejsca na ziemi, a także programy do rejestracji czasu pracy, zlecania zadań czy też przesyłania plików. Niesie to szereg korzyści w postaci redukcji etatów i kosztów utrzymania biura. Daje możliwość współpracy z osobą z dowolnej strefy czasowej czy znającą język, w którym porozumiewa się klient czy kontrahent.

Wykorzystujmy możliwości technologiczne i ułatwiamy sobie pracę! Jeśli można oddelegować jakieś zadanie komuś, kto zrobi to lepiej i szybciej, warto skorzystać z jego usług. Wirtualne asystentki to zawód przyszłości!